Instagram Youtube Tiktok Facebook-f Linkedin-in Threads

Toimihenkilöille

Tälle sivulle on koottu keskeisiä ohjeita ja järjestelmiä, joita joukkueiden toimihenkilöt toimessaan tarvitsevat ja käyttävät. Lisätietoja saa hallintopäällikkö Mari Jäppilältä, mari.jappila@fctps.fi.

Seuran toiminnanohjausjärjestelmänä toimii myClub. Sen avulla hoidetaan seuran jäsenrekisteri, laskutus eri ryhmille, tapahtumien ja kenttävuorojen hallinta sekä suurin osa seuran ja joukkueen tiedotuksesta. Seuran kaikkien joukkueitten tulee käyttää myClubia. Joukkueenjohtaja vastaa oman joukkueensa henkilö- ja tapahtumatietojen oikeellisuudesta ohjelmassa.

Koulutuksia myClubin käyttöön järjestetään vuosittain ja/tai tarpeen mukaan.

Netvisor on seuran taloushallinto-ohjelmisto. Netvisorin käyttöoikeus myönnetään joukkueenjohtajalle ja taloudenhoitajalle. Kaikki ostolaskut tuodaan Netvisoriin, niille asetetaan kierto (asiatarkastus ja hyväksyntä) ja ne maksetaan asiatarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen. Joukkueiden ostolaskut asiatarkastaa taloudenhoitaja ja hyväksyy joukkueenjohtaja, minkä jälkeen seura laittaa laskun maksuun.

Jokaisella joukkueelle on Netvisorissa oma kustannuspaikka, joka on nimetty joukkueen nimen mukaan. Kaikki joukkueelle tulevat ostolaskut tulee toimittaa Netvisoriin tarkastuskiertoon. Seura laittaa laskun maksuun.

Talouden hoitajan vastuulla on huolehtia, että joukkueen kustannuspaikan saldo riittää laskujen maksuun. Kustannuspaikkaa voi seurata Netvisorin etusivun pikalinkin kautta valitsemalla hakukriteeriksi koko tilikauden.

TALOUSOHJEISTUS

Seuran toimistolla on kokonaisvastuu pelaajien laskuttamisesta, ml. turnaus-, ottelumatka- ym. maksuien laskutus. Seura on viime kädessä vastuussa laskujen maksamisesta, joten näin talous on kokonaisuudessaan paremmin seuran hallinnassa. Samalla seuralla on edellytykset huolehtia siitä, että jokaisen joukkueen kustannuspaikan saldo riittää maksuvelvoitteiden hoitamiseen ajallaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että laskutus tapahtuu etupainotteisena ja pelaaja saa esim. Huuhkaja- tai Helmaritapahtuman osallistumismaksun laskun jo tapahtumaan ilmoittautuessaan eikä vasta sen jälkeen, kun tapahtuman lasku on tullut seuralle.

Laskutus

  • Leireistä, turnauksista joukkueen tapahtumista luodaan tapahtuma myClubiin (hallintopäällikkö):
    • tapahtuman tiedot (ajankohta ja arvioitu pelaajakohtainen kustannus) tulee ilmoittaa hallintopäällikölle heti, kun tapahtuman ajankohta ja kustannukset ovat selvillä.
      • Pelaaja saa tapahtumasta laskun ilmoittautuessaan.
      • Laskun eräpäivä voi kuitenkin olla esim. Huuhkaja- ja Helmaritapahtumissa tapahtuman jälkeen, jolloin pelaajan osallistumisen peruunnuttua lasku voidaan hyvittää ennen sen erääntymistä.
      • Mikäli tapahtuman pelaajakohtainen kustannus poikkeaa ennakkoon arvioidusta, kulu tasataan pelaajan seuraavissa laskuissa.
    • Ottelumatkoista ilmoitetaan heti tapahtuman jälkeen hallintopäällikölle osallistujalista sekä kustannusarvio (bussi, ruokailu yms.).
    • Joukkueen kuukausimaksu laskutetaan pelaajilta joukkueen tekemän (hyväksytyn) budjetin ja aikataulun mukaisesti. Maksujen aikataulusta päätettäessä tulee huomioida apuvalmentajakulujen laskutusaikataulu sekä se, että merkittävä osa kauden kuluista tulee maksettavaksi ennen kesää (esim. erotuomaripalkkiot).

 

Netvisor

  • Joukkueen on asiatarkastettava ja hyväksyttävä laskut viipymättä Netvisorissa.
  • Joukkueesta johtuvasta maksumyöhästymisestä aiheutuvat perimiskulut laskutetaan joukkueelta.
  • Joukkue ei saa hylätä laskua asiatarkastuksessa. Jos laskussa on virheitä tai se on kohdistettu väärälle joukkueelle, on oltava yhteydessä hallintopäällikköön.

 

Apuvalmentajapalkkiot

  • Sopimuksen mukaiset apuvalmentajakustannukset laskutetaan joukkueelta 2 kk välein etukäteen (ensimmäinen erä marraskuussa ja viimeinen erä syyskuussa).

 

Yhteistyökumppaneiden laskutus

  • Joukkueen omista yhteistyökumppaneista toimitetaan laskutustiedot hallintopäällikölle, joka tekee laskut.

 

Kulukorvaukset

  • Seura/joukkue maksaa yksittäisen henkilön/toimihenkilön maksamia kuluja (esim. ottelumatkan ruokailut, huoltotarvikkeet jne.) vain kuittia vastaan.
  • Kulun maksamista varten hallintopäällikölle lähetetään kuva/kopio kuitista, maksun saajan nimi ja pankkiyhteystiedot.
  • Joukkue asiatarkastaa ja hyväksyy kulusta tehdyn laskun Netvisorissa, minkä jälkeen se voidaan maksaa.

Teamsistä rakennetaan seuran ensisijainen tiedotuskanava joukkueiden suuntaan, ja siellä voi esimerkiksi joukkuetiedotteiden jälkeen käydä keskustelua ja kysyä tarkennuksia, lisätietoa tms. Joukkuetiedotteet lähetetään myös myClubin kautta, mutta Teamsissä tiedotteet ja niiden alla käydyt keskustelut säilyvät. Teamsistä löytyy myös materiaalipankkimme.

Koulutuksia Teamsin käyttöön järjestetään vuosittain ja/tai tarpeen mukaan.

Joukkueenjohtaja toimii joukkueen keulakuvana ja johtaa joukkuetta kaikissa muissa kuin valmennuksellisissa asioissa. Hän on seuran virallinen edustaja joukkueessa ja yhteyshenkilö seuran ja joukkueen välillä.

Hyvän joukkueenjohtaja on rehellinen, oikeudenmukainen ja tasapuolinen kaikkia kohtaan. Jojo toimii joukkueensa vanhempien valitsemana luottamushenkilönä, joka kuuntelee ja jaksaa kuunnella kaikkia. Hän on selvillä joukkuetta koskevista asioista ja tiedottaa seuran päätökset joukkueelle.

Tehtävät:

  • seuran edustaja joukkueessa
  • yhteyshenkilö seuraa
  • yhteyshenkilö Palloliittoon
  • tiedottaa seuran päätökset joukkueelle
  • vastaa joukkueen sisäisestä tiedottamisesta
  • järjestää vanhempainkokoukset 2–4 krt vuodessa
  • huolehtii joukkueen urheilullisten ja toiminnallisten pelisääntöjen laadinnasta ja noudattamisesta yhdessä vastuuvalmentajan kanssa
  • ohjeistaa joukkueen taustaryhmän toiminnan ja vastaa siitä
  • laatii toimintakalenterin yhdessä taustaryhmän kanssa
  • vastaa joukkueen kausisuunnitelman laadinnasta ja hyväksyttämisestä yhdessä vastuuvalmentajan kanssa
  • laatii joukkueen talousarvion yhdessä taloudenhoitajan kanssa
  • ylläpitää joukkueen pelaajatietoja seuran toiminnanohjausjärjestelmässä.
  • ilmoittaa pelaajasiirrot seuran toimistoon
  • ilmoittaa lopettaneista pelaajista seuran toimistoon ja merkitsee pelaajan lopettaneeksi Jopoxissa
  • vastaa ottelutapahtumista yhdessä muun taustaryhmän kanssa
  • hoitaa sarja- ja tapahtumailmoittautumiset seuran ohjeitten mukaan
  • täyttää ottelupöytäkirjat sarjoissa, joissa ne ovat käytössä (TASO)
  • ylläpitää joukkueen tietoja TASO:ssa

Joukkueenjohtajan tulee olla selvillä Palloliiton kilpailutoimintaa koskevista määräyksistä ja säännöistä, jotka liittyvät mm. yksittäisen pelaajan edustusoikeuteen, pelioikeuteen, pelipassiin, vakuutusturvaan yms. Palloliitto vahvistaa vuosittain seuraavan kauden kilpailumääräykset, jotka löytyvät Palloliiton verkkosivuilta. Mahdolliset sanktiot sääntöjen rikkomisesta (esim. pelioikeudettoman pelaajan peluuttamisesta) ovat joukkueen vastuulla.

Palloliiton sivuilta löytyy käytännössä kaikki joukkueenjohtajille suunnattu materiaali (kilpailut, säännöt ym.)

Joukkueen taloudenhoidon tulee olla läpinäkyvää, ennalta sovittua sekä lakien ja asetusten mukaista. Seura antaa talouden ja kirjanpidon hoitamiseen ohjeet, joita joukkueen taloudenhoitaja noudattaa. Taloudenhoitaja valitaan tehtäväänsä vanhempainpalaverissa yhdeksi kaudeksi kerrallaan.

Joukkueen talousarvio

Taloudenhoitaja laatii yhdessä joukkueenjohtajan kanssa joukkueen talousarvion, joka esitellään vanhempainkokouksessa. Budjetti laaditaan seuran budjettipohjalle ja hyväksytty budjetti toimitetaan seuralle 1.12. mennessä. Talousarviosta tulee selvitä koko tulevan kauden kulut yhtä pelaajaa kohden sekä kuukausittainen kustannus yhdelle pelaajalle.

Joukkueen talouden seuraaminen

Joukkueen talouden seuraaminen on taloudenhoitajan tehtävä. Hän myös raportoi joukkueen vanhempainpalavereissa rahojen käytöstä.

Laskut – osto- ja myyntilaskutus

Netvisorin käyttöoikeus myönnetään joukkueenjohtajalle ja taloudenhoitajalle. Kaikki ostolaskut tuodaan Netvisoriin, niille asetetaan kierto (asiatarkastus ja hyväksyntä) ja ne maksetaan asiatarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen. Joukkueiden ostolaskut asiatarkastaa taloudenhoitaja ja hyväksyy joukkueenjohtaja, minkä jälkeen seura laittaa laskun maksuun.

Jokaisella joukkueelle on Netvisorissa oma kustannuspaikka, joka on nimetty joukkueen nimen mukaan. Kaikki joukkueelle tulevat ostolaskut tulee toimittaa Netvisoriin tarkastuskiertoon. Seura laittaa laskun maksuun.

Talouden hoitajan vastuulla on huolehtia, että joukkueen kustannuspaikan saldo riittää laskujen maksuun. Kustannuspaikkaa voi seurata Netvisorin etusivun pikalinkin kautta valitsemalla hakukriteeriksi koko tilikauden.